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USTVA: Daten PC Kaufmann, Versand per Elsterformular – Teil 1

Diese Anleitung befasst sich mit dem Thema, wie bekomme ich aus dem PC Kaufmann meine Daten für einen Umsatzsteuervoranmeldung oder sonstige Steuererklärungen und dem wie verschicke ich diese Daten dann identifiziert/zertifiziert ans Finanzamt meines Vertrauens.

Schritt 1 – Welche PC Kaufmann Version?

Checken wir doch erst einmal, was für einen PC Kaufmann wir haben. Hierfür gehen wir einfach in der Menüleiste auf das „?“ und wählen „Info“ (s. Bild).

PCKaufmannBlog_Anleitung_FIBU_UVA_per_Elsterformular
Info-Popup PC Kaufmann

Seit Anfang 2013 muss man seine elektronischen Steuererklärungen „zertifizieren“, d.h. man muss durch sein Finanzamt über eine Mehrschrittverfahren eindeutig identifiziert und bestätigt worden sein. Diese Schritte kann man alle elektronisch beantragen. Nach Vollzug der Identifizierung online erhält man eine Verschlüsselungsdatei zum Download. Nun ist das entweder schon wieder ca. 1,5 Jahre her wo man diese Datei gespeichert hatte oder aber Ihr Admin hat diese Datei für Sie in den PC Kaufmann integriert. Hier zwei Wege unter Windows bzw. im PC Kaufmann die Datei zu finden.

Schritt 2 – Suchen und finden der Elsterzertifizierung

  1. Unter Windows kann man alle Dateitypen im Explorer, unter Computer oder einfach über das Startbuttonfeld mit folgender Eingabe suchen lassen:

    „*.pfx“ (pfx steht dabei für die Elsterverschlüsselungsdatei)
  2. Um im PC Kaufmann den Ablageort für die Elsterverschlüsselungsdatei zu finden, geht man in das Modul Finanzbuchaltung auf die Menüleiste über „Stammdaten“ -> „Einstellungen Buchhaltung“/“Finanzbuchhaltungskonstanten“[Abbildung 1].

    Es öffnet sich eine Fenster, in diesem klicken Sie bitte auf den Reiter „Elster-Grundlagen“. Hier finden Sie im oberen Bereich den „Zertifikat-Pfad“. Klicken Sie in dieses Feld und es erscheint rechts ein Button mit drei Punkten. Über diesen erreichen Sie den Dateiordner Ihrer Elsterverschlüsselungsdatei [Abbildung 2] : 
PCKaufmannBlog_Anleitung_FIBU_UVA_per_Elsterformular
Abbildung 1
PCKaufmannBlog_Anleitung_FIBU_UVA_per_Elsterformular
Abbildung 2

Ziehen wir einmal ein kurzes Zwischenfazit:

Wir wissen jetzt also welche PC Kaufmann wir haben und wo unsere Zertifikatsdatei für Elster ist. Fehlt eigentlich nur noch der letzte bzw. vorletzte Schritt zur endgültigen Übertragung der Steuerdaten. Hierbei ist folgendes zu beachten:

  • Alle PC Kaufmann Benutzer, die wie in diesem Beispiel die aktuellste PC Kaufmann Version 2014 haben, können noch den gewohnten Weg zur Übertragung der UVA bzw. der anderen Steuererklärungen gehen und die Funktionen im PC Kaufmann noch dieses Jahr benutzen. (siehe hierzu Teil 2 der Anleitung) 
  • Die Anwender, die jetzt schon eine ältere Version von PC Kaufmann einsetzten, bzw. ab 2015 alle PC Kaufmann Anwender müssen die Übertragung mit Hilfe des Elsterformulars durchführen.  

Die weiteren Schritte und mehr Infos dazu, wie bekomme ich jetzt meine UVA Daten aus PC Kaufmann, in den weiteren folgenden Punkten….

Wie komme ich jetzt endlich an die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung mit dem PC Kaufmann ran und versende diese per integriertem Elstermodul oder mit Hilfe des Elsterformulars…..Vielleicht vorher doch noch ein bisschen Hintergrundwissen. Versprochen geht auch ganz schnell…..

Also damit alles reibungslos funktioniert und alle Daten im PC Kaufmann auch da sind wo sie hingehören für die UVA-Abgabe müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Alle in der PC Kaufmann Auftragsbearbeitung geschriebenen Rechnungen sind an die Finanzbuchhaltung des PC Kaufmanns übergeben worden. D.h. diese Rechnungen sind mit dem „gebucht“ Haken in der Vorgangsübersicht im PC Kaufmann markiert. Dieses muss natürlich nur auf die Rechnungen aus dem UVA-Abgabezeitraum zutreffen.
  • Wir können mit reinem Gewissen sagen, dass wir nie, aber auch wirklich nie an den Standardeinstellungen der Steuerschlüssel oder der Sachkonten rumgefummelt haben  

Seht Ihr, tat gar nicht weh…..

Nun also zu beiden Methoden der Übertragung unserer UVA-Abgabe mit PC Kaufmann und/oder Elster…..

Schritt 3 – Daten sammeln und übertragen

Die jetzt folgenden Schritte werde ich versuchen so ausführlich wie möglich zu beschreiben, da Sie mit die wichtigsten sind und uns das eigentlich gewünschte Ergebnis liefern. Die im ersten Teil der Anleitung beschriebene Schritte sind die Vorbereitungen um mit den folgenden Schritten seine Umsatzsteuerdaten des gewünschten Zeitraums/Periode zu erhalten. Dies betrifft aber nur Leute mit einer aktuellen PC Kaufmann Version und einem gültigen Premium-Servicevertrag. Für die anderen PC Kaufmann Anwender, die keine aktuelle Version verwenden, erscheint die weitere Vorgehensweise wie Sie trotzdem Ihre Umsätze melden können im dritten Teil – UVA Versand per Elsterformular. Zur Vorbereitung könnt Ihr im letzten Abschnitt diese Anleitung euch schon einmal das aktuelle Elsterformular herunterladen.
1. UVA-Assistent
Beginnen wir endlich mit den eigentlichen Arbeiten und Starten den Umsatzsteuer-Assistenten des PC Kaufmanns im Modul Finanzbuchhaltung über Report/USt.-Auswertungen/USt.-Voranmeldung (UVA)

Umsatzsteuer-Assistent im PC-Kaufmann starten

2. Begrüßungsbildschirm
Das erste Fenster können wir direkt mit „Weiter“ überspringen:

Begrüßungsfenster UVA im PC Kaufmann


3. Übertragungsart (Drucken oder Elsterversand)
Im nächsten Fenster wählen wir nun die gewünschte Übertragungsart aus. Hierbei sollten wir beachten, dass ab hier zwei unterschiedliche Wege zum Ziel führen:

  • Die Leute, die keine Support-Vertrag bzw. Update-Vertrag mit Sage Software besitzen, wählen bitte den ersten Punkt „Drucken“
  • Die Leute, die den aktuellen PC Kaufmann einsetzen und eine Support-Vertrag besitzen, wählen bitte den zweiten Punkt „per Elster versenden“ 

(s. Abbildung unten – roter Rahmen)

Wahl der Datenübertragung im PC-Kaufmann


4. Abgabenzeitraum/Abgabenperiode
Nachdem wir nun die für uns geeignete Übertragungsart gewählt haben, legen wir nun den Zeitraum/ die Periode fest, aus dem/der wir die Umsatzsteuerinformationen erhalten wollen. Nach Auswahl des gewünschten Zeitraums klicken wir auf „Weiter“

(s. Abbildung unten – roter Rahmen)

UVA-Zeitraum festlegen

Zusatzinformationen:

Der oben gezeigte Schritt kann auch für andere Anwendungsszenarien genutzt werden, siehe hierzu grünen Umrandung:

  • Leute die nicht den aktuellen Veranlagungszeitraum wählen können, sollten überprüfen, ob überhaupt das aktuelle Buchungsjahr angelegt ist.
  • Sollten Ihr weitere Informationen über eure Buchhaltung im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer benötigen, könnt Ihr hier den Punkt „Kontennachweis“ nutzen. Hier durch erhaltet Ihr für den gewählten Zeitraum (siehe Punkt 3) eine detaillierte Auflistung aller Umsatzsteuer relevanten durchgeführten Buchungen und deren betroffenen Sachkonten.
  • Wenn Ihr für einen bereits ans Finanzamt übermittelten Zeitraum, nochmals eine korrigierte Umsatzsteuervoranmeldung abgeben wollte, wählt den Punkt „Berichtigte Anmeldung“
  • Solltet Ihr Probleme bei der UVA-Übertragung haben bzw. trotz Elsteraktualisierung keine Übertragung durchführen können, schaut einmal hier nach, ob Ihr nicht eventuell defekte Formulardaten habt. Dies könnt Ihr erkennen, wenn alle Punkte im grünen Rahmen „eingegraut“ sind, d.h. nicht ausgewählt werden können/keine Häkchen gesetzt werden kann. Dann müsst Ihr eine Formular-Reparatur der PC Kaufmann Originalformulare durchführen  

5. Aktualisierung Elstermodul & Formulardaten (Parameter neu einlesen)
In den nachfolgenden beiden Schritten gehe ich kurz auf die entweder automatisch-startenden Aktualisierung der Elsterkomponenten oder des UVA-Formulars ein. Beides kann natürlich auch jeweils einzel und manuell durchgeführt werden. Dies ist in der Regel nötig nach einem Jahreswechsel, betrifft aber nur die Leute mit einer aktuellen PC Kaufmann Version und einem Servicevertrag mit Sage. Leute ohne einer aktuellen Version bzw. ohne Servicevertrag können diese Schritte überspringen.

5.1 Elsteraktualisierung
Das nächste Fenster im UVA-Assistenten ermöglicht uns jetzt die Durchführung einer Elstermodul-Aktualisierung. Wenn Ihr den Assistenten gerade das erste Mal aufruft bzw. schon länger nicht gestartet hattet, klick bitte auf den Punkt „Aktualisierung durchführen“ und wartet auf den Start des Downloads der Elsterkomponenten nach einem Klick auf „Ausführen“. Andernfalls könnt Ihr ohne Aktualisierung auf „Weiter“ klicken.

(Anmerkung: Windows 7 Nutzer müssen den PC Kaufmann für die Aktualisierung des Elstermoduls zwingend als Administrator gestartet haben. Dies erreicht Ihr, indem Ihr das PC Kaufmann Symbol auf eurem Desktop mit der rechten Maustaste anklickt und „Als Administrator ausführen“ klick)

Elsteraktualisierung starten

5.2 Parameter neu einlesen
Nach der Aktualisierung des Elstermoduls kann es passieren, dass Ihr noch das benötigte UVA-Formular neu einlesen müsst. Diese wird über ein Servicepatch meist im Januar/Februar des neuen Jahres von Sage bzw. der OFD bereitgestellt. Hierfür müsst Ihr lediglich den richtigen Kontenrahmen im unterem Bereich (s. Bild – leicht gräulich hinterlegt) anklicken und auf „OK“ bestätigen. Danach wird es automatisch eingelesen. Dies könnt Ihr selbstverständlich auch vorher manuell erledigen, indem Ihr im Modul Finanzbuchhaltung über die Menüleiste „Extras/Parameter neu einlesen“ auswählt.

Parameter neu einlesen & Kontenrahmen wählen


5.3 Elsterzertifikat hinterlegen
Wenn Ihr nun eure UVA per Elster versenden möchtet, braucht Ihr in diesem Schritt jetzt eure Zertifikatsdatei, wie bereits im ersten Teil der Anleitung beschrieben. Klick hierzu in das rechte Feld neben „Signaturart“ und geht über die „…“ zu eurem Ablageort der Datei auf eurem PC/Rechner. Wenn Ihr die Datei ausgewählt und hinterlegt habt, klick auf „Weiter“.

Elsterzertifikat auswählen für authetifizierte Übermittlung


6.1 UVA-Daten erzeugen
Nun sind wir eigentlich fast am Ziel. Im jetzigen Fenster brauchen wir eigentlich nur noch wählen zwischen dem direkten, verschlüsselten Versand unserer Daten aus dem Veranlagungszeitraum oder der Vorschau des UVA-Formulars. Wenn Ihr den Versand starten möchtet, braucht Ihr nur den Punkt „Übertragung an das Finanzamt“ wählen, euren Elster-PIN eingeben und eure UVA wird an den Finanzamt-Server übermittelt. Wenn Ihr lieber erst nochmal eure zu verschickenden Daten sehen wollt bzw. lieber per Elsterformular eure Anmeldung abgeben möchtet, so geht bitte zum nächsten Anleitungsschritt.

UVA senden oder drucken


6.2 UVA-Formular/UVA-Übersicht drucken
Ihr wollt also lieber nochmal nachschauen, was jetzt ans Finanzamt übermittelt werden würde bzw. die UVA Übertragung per Elsterformular abgeben, so habt Ihr im vorherigen Schritt den Punkt „Druckvorschau/Infodruck“ gewählt. Dann erscheint folgende Meldung, die Ihr mit „OK“ bestätigt.

UVA Druck bestätigen


Jetzt erscheint eine Vorschau des UVA-Formulars indem Ihr euren Abgabenzeitraum und die darin erzielten Umsätze mit Umsatzsteuer bzw. Ausgaben mit Vorsteuer im Formular sehen könnt. Für alle PC-Kaufmann Anwender mit aktueller Version endet hier jetzt die Anleitung und Ihr seid fertig. Für alle anderen lest euch bitte den letzten Abschnitt durch und geduldet euch noch ein wenig. Der Anleitungsteil für die Datensammlung der UVA-Informationen ohne aktuelle PC-Kaufmann Version und der dann nötige Versand per Elsterformular ist noch in Arbeit.

UVA Formular 2014

Solltet Ihr keine aktuelle PC Kaufmann Version haben und Ihr wollt für das aktuelle Jahr einen UVA-Druck starten erscheint folgende Meldung. 

Aufforderung zur Kontaktaufnahme mit Sage Software

Aber auch das stellt für erfahrene Anwender des PC Kaufmanns kein Hindernis dar, denn wir erhalten auch ohne UVA-Formular bzw. ohne Servicevertrag unsere benötigten Umsatzsteuerinformationen. Diese weiteren Schritte für die Übertragung der UVA Daten aus PC Kaufmann mit Hilfe des Elsterformulars folgen nächste Woche….


Hier schon einmal der Download des aktuellen Elster-Formulars